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Während meiner Zeit als Unternehmensberater habe ich einen Einblick in die IT-Infrastruktur einiger Unternehmen werfen dürfen. Auch wenn einige Unternehmen dazu übergeben, Alternativsysteme einzusetzen, war für mich das Bild eigentlich eindeutig: Die Unternehmen, bei denen ich zu tun hatte, greifen auf Standardlösungen zurück. Und das bedeutet vor allem Internet Explorer, Microsoft Office und Sharepoint. Alles, was darüber hinaus geht, wird selbst entwickelt bzw. durch externe Unternehmen entwickeln lassen.
Browser- und Officeprogramme sind den meisten Endnutzern und Mitarbeitern bekannt. Doch was ist Sharepoint?
Sharepoint als eine Software zu bezeichnen, ist eher untertrieben. Vielmehr ist Sharepoint eine Plattform, auf der unterschiedlichste Anwendungen für unterschiedliche Zwecke laufen können. Beispiele wären ein Unternehmensportal, ein Dokumenten-Management-System oder ein Management-Informationssystem (Stichwort: Business Intelligence).
Sharepoint läuft im Hintergrund, ohne dass Mitarbeiter aktiv das Gefühl haben, diese Plattform zu nutzen. Sie gewährleistet einen reibungslosen unternehmensinternen Arbeitsablauf. Wenn beispielsweise unterschiedliche Teams auf dieselben Daten und Dokumente zugreifen, dann ist ein System wie Sharepoint im Einsatz. Der Mitarbeiter sieht in der Regel nur ein weiteres Laufwerk auf seinem Arbeitsplatz. Auf diesen greifen dann Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen ebanfalls je nach Nutzerrechten lesend oder schreibend zu.
Mit der zunehmenden Mobilität der Mitarbeiter ist es zunehmend notwendig, dass diese auch von unterwegs oder von zu Hause aus (Teleworker) auf Informationen und Anwendungen aus dem Unternehmensnetz zugreifen können. Daher gehen Unternehmer dahin, webbasierte Lösungen anzubieten, die über einen Browser angesteuert werden können. Eine Lösung: Sharepoint! Wer entsprechendes Know-how zur Implementierung der Plattform intern nicht zur Verfügung stehen hat, kann Sharepoint mit der paperless group umsetzen lassen. Das Unternehmen ist auf die Einführung integrierter Dokumenten-Management-Systeme spezialisiert.
Auch ermöglicht Sharepoint, dass Einbinden von Web 2.0 Tools wie z.B. eines Blogs, so dass Artikel oder Dokumente ohne Zwischenspeicherung auf dem eigenen Computer auf der Webseite des Unternehmens veröffentlicht werden können.
Sharepoint und ähnliche Systeme erleichtern die Arbeit von Mitarbeitern ungemein. Nur leider wird dies vom Management nicht gewürdigt. Gerade dann, wenn es um ein Upgrade des Systems gehen soll. Das böse Erwachen folgt, wenn die Produktivität der Mitarbeiter plötzlich abnimmt.
